Dal 1/11/2003 le Società sono tenute a presentare le domande all'Ufficio del Registro delle Imprese per via telematica o su supporto informatico (art. 31 legge 340/2000, modificato dalla legge 448/2001).

Non possono quindi essere più utilizzati i modelli cartacei.

Gli imprenditori individuali e i soggetti tenuti all'iscrizione nel REA, qualora non intendano avvalersi, per la presentazione delle domande e delle denunce al Registro delle Imprese e al REA, delle modalità previste all'art. 31, comma 2, della legge n. 340/2000, possono continuare ad utilizzare la modulistica cartacea.

Relativamente alla presentazione delle pratiche per via telematica e su supporto informatico, con Decreto del Direttore Generale del Ministero dello Sviluppo Economico (M.S.E.) del 6 febbraio 2008, sono state approvate le specifiche tecniche per la creazione di programmi informatici finalizzati alla compilazione delle domande di iscrizione/deposito e delle denunce da presentare al Registro delle Imprese e al REA.

Il decreto stabilisce inoltre che:

• Per qualsiasi domanda di iscrizione e deposito al Registro delle Imprese e denuncia di iscrizione al REA, effettuata per via telematica o su supporto informatico, devono essere utilizzati esclusivamente appositi software realizzati sulla base delle specifiche tecniche previste
• I moduli informatici realizzati sulla base delle predette specifiche tecniche sono entrati in vigore il 26 febbraio 2008
• Le specifiche tecniche dei moduli informatici sono disponibili in formato elettronico e possono essere prelevate dal sito internet del Ministero dello Sviluppo Economico www.sviluppoeconomico.gov.it a cui dovranno risultare conformi eventuali versioni del programma riprodotti da soggetti privati.

Pratica presentata per via telematica

Le domande e denunce predisposte in formato digitale devono essere inviate per via telematica attraverso il sistema Telemaco.

Per essere abilitati alla trasmissione è necessario:

• avere preventivamente sottoscritto una convenzione Telemaco Pay con la CCIAA di Roma con apposito modello.Tale convenzione potrà essere trasmessa, in alternativa allo sportello, alla Società InfoCamere via fax al numero 199724688 o inviata al seguente indirizzo di posta elettronica registrazione.tpay@infocamere.it, in quest'ultimo caso dovrà essere sottoscritta con firma digitale.A seguito della registrazione della convenzione presso InfoCamere, verrà attribuita all'utente una user-id e una password per l'accesso al servizio (da modificare in occasione del primo accesso al servizio per motivi di sicurezza). Oppure
• avere aderito ad una convenzione nazionale stipulata con un ordine professionale o con una associazione di categoria.

Modalità di sottoscrizione dei modelli inviati per via telematica

La "distinta" è la parte del modulo informatico in cui deve essere indicato il soggetto obbligato alla presentazione della domanda/denuncia (notaio, amministratore, rappresentante legale, ecc.), ovvero il soggetto incaricato della presentazione della stessa ai sensi dell'art. 31, comma 2-quater e 2-quinquies, legge n. 340/2000, ed alla quale va apposta la firma digitale.

Nella trasmissione telematica la distinta va sottoscritta digitalmente dall'intermediario, qualora questi sia un soggetto diverso dall'obbligato, al fine dell'accettazione della dichiarazione di domiciliazione.

I soggetti obbligati sottoscrivono digitalmente la distinta utilizzando il dispositivo di firma digitale.

Qualora i soggetti obbligati non siano ancora in possesso di firma digitale o, seppure muniti, siano impossibilitati a provvedere, potranno presentare le domande, le denunce e gli atti al registro Imprese tramite un intermediario che ne sia provvisto.

In tal caso dovrà essere allegato all'istanza lo specifico modello di "Procura speciale, domiciliazione e dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà" firmato digitalmente dall'intermediario.

All'istanza vanno altresì allegate le copie informatiche, firmate digitalmente dall'intermediario, dei documenti di identità validi di ciascuno dei soggetti che hanno apposto la firma autografa sul modello Procura.

Atti da allegare alla domanda o denuncia telematica o su supporto informatico

Alle domande o denunce al Registro Imprese o REA devono essere allegati gli atti soggetti per legge a iscrizione o al deposito.

L'utente può richiedere, successivamente all'iscrizione dell'atto, "copie integrali o parziali degli atti" inseriti nell'archivio ai sensi dell'art. 24 del DPR n.581/1995.

Devono essere altresì allegati, con l'osservanza delle forme previste dalla legge, gli atti di natura privata che comprovano l'attività svolta (ad es. copia della lettera d'incarico di agente di commercio).

Non è necessario allegare atti provenienti da pubbliche amministrazioni (licenze, autorizzazioni, ecc.) i cui estremi vanno dichiarati sui modelli.

Tali atti devono essere contenuti in un file sottoscritto digitalmente dai soggetti obbligati, come di seguito specificato:

ATTI PUBBLICI
Va allegato alla pratica un file contenente l'atto pubblico sottoscritto digitalmente, utilizzando il dispositivo di firma digitale, dal notaio con l'osservanza delle forme e delle modalità richieste dalla legislazione vigente per la presentazione alla pubblica amministrazione di istanze trasmesse per via telematica o comunque redatte su supporto informatico. Le copie informatiche predisposte dai notai devono essere autenticate in conformità alle disposizioni di cui all'art. 23 del D.Lgs. n. 82/2005. In particolare dette copie informatiche dovranno essere autenticate dal notaio ai sensi degli artt. 2714 e 2715 cod. civ., con apposizione della seguente formula di autenticazione in calce alla copia informatica: "Copia su supporto informatico conforme al documento originale formato su supporto cartaceo, ai sensi dell'art. 23 commi 3, 4 e 5 del D.Lgs. 82/2005, che si trasmette ad uso Registro Imprese".

SCRITTURE PRIVATE AUTENTICATE
Per quanto riguarda le scritture private autenticate, valgono le medesime regole previste per gli atti pubblici, per cui in forza dell'art. 31 della legge 340/2000, il notaio è legittimato a presentare le relative domande di iscrizione, ivi compresa la cancellazione a seguito dello scioglimento senza messa in liquidazione.

SCRITTURE PRIVATE NON AUTENTICATE
Atti soggetti ad iscrizione (es. progetti di fusione e scissione, atti costitutivi/modificativi di società semplici). Va allegato alla pratica un file contenente il progetto di fusione / scissione sottoscritto digitalmente, utilizzando il dispositivo di firma digitale, dal soggetto obbligato/legittimato o dall'eventuale procuratore speciale con l'osservanza delle forme e delle modalità richieste dalla legislazione vigente per la presentazione alla pubblica amministrazione di istanze trasmesse per via telematica o comunque redatte su supporto informatico. Nello stesso documento, dovrà essere riportata la dichiarazione di conformità all'originale: "Copia su supporto informatico conforme al documento originale formato su supporto cartaceo, ai sensi degli articoli 38 e 47 del D.P.R.445/2000, che si trasmette ad uso Registro Imprese".

Verbali e decisioni non soggetti a iscrizione o deposito (es. atti di nomina, ecc.)
Va allegato alla pratica un file contenente il verbale (anche mediante estratto dal libro verbali), sottoscritto digitalmente, utilizzando la smart card, dal soggetto obbligato/legittimato o dall'eventuale procuratore speciale con l'osservanza delle forme e delle modalità richieste dalla legislazione vigente per la presentazione alla pubblica amministrazione di istanze trasmesse per via telematica o comunque redatte su supporto informatico. Nell'atto non è richiesta l'indicazione della dichiarazione di conformità del documento all'originale in quanto il documento viene richiesto ai soli fini istruttori, n&ecute; l'indicazione della modalità di assolvimento virtuale del bollo.

Verbali e decisioni soggetti a iscrizione o deposito, bilanci di esercizio, bilanci finali di liquidazione e situazioni patrimoniali di consorzi
Va allegato alla pratica un file contenente il documento sottoscritto digitalmente, utilizzando il dispositivo di firma digitale, dal soggetto obbligato/legittimato o dall'eventuale procuratore speciale con l'osservanza delle forme e delle modalità richieste dalla legislazione vigente per la presentazione alla pubblica amministrazione di istanze trasmesse per via telematica o comunque redatte su supporto informatico. Nello stesso documento, vi dovrà essere la dichiarazione di conformità all'originale: "Copia su supporto informatico conforme al documento originale formato su supporto cartaceo, ai sensi degli articoli 38 e 47 del D.P.R. 445/2000, che si trasmette ad uso Registro Imprese" oppure "Il sottoscritto (cognome e nome) dichiara che il presente documento informatico è conforme a quello trascritto e sottoscritto sui libri sociali della società".

Provvedimenti giudiziari e atti rilasciati da altre autorità (es. certificato di morte, certificato di iscrizione della società estera, ecc.)
Va allegato alla domanda un file contenente il documento (scannerizzato) sottoscritto digitalmente, utilizzando il dispositivo di firma digitale, dal soggetto obbligato/legittimato o dall'eventuale procuratore speciale con l'osservanza delle forme e delle modalità richieste dalla legislazione vigente per la presentazione alla pubblica amministrazione di istanze trasmesse per via telematica o comunque redatte su supporto informatico. Nello stesso documento ovvero nel modulo NOTE, vi dovrà essere la dichiarazione diconformità all'originale: "Copia su supporto informatico conforme al documento originaleformato su supporto cartaceo, ai sensi dell'articolo 19 del D.P.R. 445/2000, che si trasmette ad uso Registro Imprese".

Obbligo dell'indirizzo di posta elettronica certificata

L'art 16 comma 6 del DL 185/2008, come modificato dalla legge di conversione 2/2009, stabilisce che:

"Le imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al registro delle imprese o analogo indirizzo di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell'invio e della ricezione delle comunicazioni e l'integrita' del contenuto delle stesse, garantendo l'interoperabilita' con analoghi sistemi internazionali. Entro tre anni dalla data di entrata in vigore del presente decreto tutte le imprese, gia' costituite in forma societaria alla medesima data di entrata in vigore, comunicano al registro delle imprese l'indirizzo di posta elettronica certificata. L'iscrizione dell'indirizzo di posta elettronica certificata nel registro delle imprese e le sue successive eventuali variazioni sono esenti dall'imposta di bollo e dai diritti di segreteria.

"Le domande di iscrizione al Registro delle Imprese, relative alle imprese costituite in forma societaria, devono quindi contenere l'indicazione dell'indirizzo di posta elettronica certificata della società.

Inoltre, le imprese già costituite in forma societaria alla data di entrata in vigore del decreto legge n. 185/2008 devono comunicare l'indirizzo di posta elettronica certificata al Registro delle Imprese entro tre anni dall'entrata in vigore dello stesso decreto.

La domanda relativa all'iscrizione dell'indirizzo di posta elettronica certificata e le sue successive eventuali variazioni sono esenti dall'imposta di bollo e dai diritti di segreteria.

L'indirizzo di posta elettronica certificata può essere rilasciato dai Gestori iscritti nell'Elenco Pubblico previsto dal D.P.R. n. 68/2005 e tenuto dal CNIPA (www.cnipa.gov.it).

Al fine di comunicare all'Ufficio del Registro delle Imprese l'indirizzo di posta elettronica certificata, le domande vanno predisposte utilizzando la modulistica del Registro Imprese approvata con il Decreto del Ministero dello Sviluppo Economico del 06 febbraio 2008 (FEDRA 6.0 o programma compatibile).

Ulteriori informazioni sull'obbligo della Posta Elettronica Certificata

Abolizione Libro Soci e Deposito Annuale Elenco Soci per le S.r.l.

L'art. 16 del D.L. 185/2009 convertito dalla Legge 2/2009 ha abolito il libro soci e il deposito annuale dell'elenco soci per le Società a Responsabilità Limitata e per le Società Consortili a Responsabilità Limitata.

Gli effetti relativi all'iscrizione nel libro soci dei trasferimenti di quote saranno sostituiti dall'iscrizione nel Registro delle Imprese, non solo nei confronti dei terzi ma anche nei confronti della società.

Entro il 30 marzo 2009, gli amministratori delle società a responsabilità limitata e delle società consortili a responsabilità limitata (con esclusione delle società cooperative a resp. lim.) devono presentare all'Ufficio del Registro delle Imprese un'apposita dichiarazione per integrare le risultanze del Registro delle Imprese con quelle del libro soci, e in particolare per comunicare la compagine sociale aggiornata con le informazioni relative al domicilio di ciascun socio e ai versamenti sulle singole quote.

Tale dichiarazione va presentata in formato digitale con il modello B e allegato l'Int. S ed è esente da ogni imposta e tassa se presentata entro il termine del 30 marzo 2009.

La dichiarazione di integrazione delle risultanze del Registro Imprese con quelle del libro soci va predisposta ed inviata seguendo le indicazioni contenute nel Manuale Operativo predisposto dalle Camere di Commercio in conformità alle linee interpretative di Unioncamere (Circolare n. 2453 del 11/02/2009).

La versione aggiornata della modulistica informatica da utilizzare per questo adempimento è disponibile sul sito www.registroimprese.it - sezione Comunicazione Unica - Sportello Pratiche (Telemaco)

Modalità di deposito bilanci

Per la predisposizione e l'invio delle pratiche telematiche di deposito del biancio è disponiblie la Guida al deposito dei bilanci di esercizio e degli elenchi soci.

Dal 9 dicembre 2002, per effetto dell'art. 31 L. 340/2000 e successive modifiche, i bilanci devono essere depositati esclusivamente in formato digitale e per via telematica o su supporto informatico.

In entrambi i casi occorre utilizzare il software Fedra e Fedraplus, compilando il modello B ed intercalare S (quest'ultimo solo in caso di iscrizione dei soci rispetto all'anno precedente).

Il bilancio, trasmesso - depositato per via telematica o presentato su supporto informatico, deve essere sottoscritto con firma digitale dal soggetto obbligato (amministratore, sindaco) mediante smart card (da richiedere anche presso gli uffici della Camera di Commercio).

Nel caso in cui di deposito del bilancio venga effettuato tramite un intermediario (autorizzato con convenzione Telamaco Pay sottoscritta con la CCIAA di Roma, oppure che abbia aderito ad una convenzione nazionale stipulata da un ordine professionale o da un'Associazione di categoria), oltre la firma digitale del legale rappresentante deve essere apposta anche quella dell'intermediario stesso.

Lo studio commercialista Marco Damiani, con sede a Roma Eur, svolge servizi di deposito atti societari e invio bilanci di esercizio.